Mail · Lieferant 08:14 „Lieferung verzögert sich um 2 Tage."
KI-Bürokollege fürs Handwerk
Du bist auf der Baustelle.
KAI im Büro.
Büroarbeit gehört nicht ins Handwerk.
Kai übernimmt dein Büro wie ein echter Mitarbeiter:
Anfragen, Angebote, Rechnungen. Er lernt mit und kennt deinen Betrieb.
Kai · dein Büro
Mail · Lieferant 08:14 Angebot · Malerarbeiten bereit
2.840 €
Kai hat das Angebot erstellt, in 4 Minuten. 
WhatsApp · Kunde 09:02 „Wann könnt ihr bei uns streichen?"
Unterstützt von
Angebote
Angebote in Minuten,
nicht abends um zehn.
Per Spracheingabe, Grundriss oder Tippen, dann kalkuliert Kai. Er kennt durch den Wissensgraphen deine Leistungen, Materialien und Preise und arbeitet komplett auf deinen Betriebsdaten, nicht generisch.
- Eingabe per Sprache, Grundriss oder Text
- Kennt deine Leistungen, Materialien und Preise
- Kalkuliert auf deine Betriebsdaten, nicht von der Stange
Stadtbau Verwaltungs GmbHRosenheimer Str. 145, München
PosMengeBeschreibungGP
1. Vorarbeiten
- 1.120 m²Putzgrund auftragen80,00 €
- 1.2pauschalWände und Decken abkleben180,00 €
- 1.3145 m²Tiefengrund auftragen406,00 €
Summe netto666,00 €
Erstell ein Angebot für …
-
BrilluxLieferung Fassadenfarbe verzögert sich Weitergeleitet 09:48 -
Fam. MüllerWann könnt ihr streichen? Was kostet das? Entwurf bereit 09:40 -
Eckert GmbHVerpasster Anruf, Transkript bereit 09:33 -
Polier TomMaterial auf der Baustelle reicht nicht 09:18
Kommunikation
Keine Info geht verloren,
kein Abend mehr mit Mails.
Mail, WhatsApp, Anrufe und interne Chats laufen in einem Posteingang zusammen. Kai liest jede Nachricht, erkennt worum es geht und bereitet die Antwort aus deinem Firmenwissen vor. Du gibst frei.
- Alle Kanäle an einem Ort: Mail, WhatsApp, Anrufe, interne Chats
- Kai entwirft Antworten aus deinen Preisen und Texten
- Wichtige Infos gehen an Baustelle, Polier und Kunde
Planung
Angebot angenommen?
Kai verplant dein Team.
Sobald ein Angebot angenommen ist, plant Kai den Auftrag automatisch ein. Er nutzt den kalkulierten Zeitaufwand, die passenden Qualifikationen und die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter. Dein Team sieht sofort auf dem Handy, wann es wohin muss.
- Plant aus dem Zeitaufwand des Angebots
- Berücksichtigt Verfügbarkeit und Qualifikation
- Team wird automatisch informiert
Mo22
Di23
Mi24
Do25
Fr26
Felix MagieraMeister
Max HuberMeister
Leo WagnerAzubi
Thomas BauerGeselle
Sarah KranzGesellinKai Haben wir überfällige Rechnungen?
Ja, 2 Rechnungen sind überfällig:
Überfällig 2 7.200,00 €
Stadtbau GmbH4.820,00 €
12 Tage überfällig›
Dachdecker Klein2.380,00 €
8 Tage überfällig›
Bald fällig 1 1.340,00 €
Familie Wagner1.340,00 €
fällig in 3 Tagen›
Welche Farbe haben wir bei Müller im Treppenhaus verwendet?
Ich schaue im Projekt Müller nach dem Innenanstrich im Treppenhaus.
Im Treppenhaus kam Brillux Latex matt, RAL 9010 Reinweiß zum Einsatz, 18 Liter.
Aus Angebot Müller, Mai 2025 Was steht heute noch an?
Drei Dinge brauchen heute deine Aufmerksamkeit:
2 Rechnungen heute fälligStadtbau GmbH und Familie Wagner
Lieferung Brillux verspätetJetzt Donnerstag statt heute
Aufmaß BeckerHeute 14:00 Uhr, Lindenstraße 8 
Kai-Chat
Kai kennt deinen Betrieb.
Frag einfach.
Egal ob offene Rechnungen, welches Material bei welchem Kunden verbaut wurde oder was heute ansteht: Kai hat alle Betriebsdaten im Kopf, antwortet sofort und erledigt die Aufgabe gleich mit. Du bestätigst nur.
- Zugriff auf Rechnungen, Projekte, Material und Termine
- Führt Aufgaben aus, Entwürfe immer zur Freigabe
- Denkt proaktiv mit, statt nur zu antworten
So arbeitet Kai
Du delegierst. Kai erledigt. Du bestätigst.
Anfrage kommt rein
Sprachnotiz, Foto vom Aufmaß oder eine Kundenmail. Kai erkennt, worum es geht.
Kai erledigt das Büro
Angebot nach DIN-Zeiten und deinem Stundensatz, Antwortmail, Rechnung. Eigenständig.
Du bestätigst per Klick
Kurz prüfen, freigeben, raus. Du bleibst auf der Baustelle, das Büro läuft mit.
Was Kai erledigt
Ein Kollege fürs ganze Büro, nicht nur ein Tool.
Vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung. Du delegierst, Kai macht.
Proaktiv mitdenken
Die richtige Info zur richtigen Zeit
Kai liest Telefon, Mail, WhatsApp und Chats, versteht den Kontext und meldet dir, was zählt. Lieferung verzögert? Du weißt es, bevor du auf der Baustelle stehst.
Anfragen & Angebote
Qualifiziert Anfragen, kalkuliert in Minuten
Kai erkennt und qualifiziert Anfragen aus allen Kanälen und kalkuliert Angebote nach DIN-Zeiten, VOB/C und deinem Stundensatz.
Kommunikation
Antworten vorbereitet, du gibst frei
Mail-Entwürfe aus deinem Firmenwissen, Telefoninfos für deinen Rückruf. Kai arbeitet, du behältst die Kontrolle.
Rechnungen & Geld
Gestellt, nachgefasst, gemahnt
Kai stellt E-Rechnungen, behält Zahlungseingänge im Blick und fasst nach, wenn jemand nicht zahlt.
Planung
Projekte und Team eingeplant
Nach der Angebotsannahme plant Kai Projekt und Team ein. Regieberichte erstellt er aus deiner Sprachnotiz.
Lernt & wird profitabler
Jedes Projekt macht Kai besser
Kai vergleicht Kalkulation und Realität bei Zeit und Material und lernt mit. Deine Angebote werden treffsicherer und profitabler. Kai vergisst nichts.
Für wen Kai arbeitet
Gemacht fürs Handwerk, nicht für die IT-Abteilung.
Für Betriebe
Maler, Stuckateure, Trockenbauer.
Kai übernimmt das Büro, du bleibst auf der Baustelle. Mehr Angebote raus, Feierabend wieder frei, kein Papierstau auf dem Beifahrersitz.
Für Betriebe ansehen →Für Innungen
Ein echter Mehrwert für deine Mitglieder.
Bring deinen Mitgliedsbetrieben einen KI-Kollegen, der wirklich Arbeit abnimmt. Gemeinsam pilotieren, Erfahrungen teilen, das Handwerk stärken.
Für Innungen sprechen →
Sicherheit & Vertrauen
Deine Daten bleiben in Deutschland.
Und bei dir.
Gehostet auf Microsoft Azure in der EU, DSGVO-konform, kein Training mit deinen Daten. Vom Aufmaß bis zur E-Rechnung rechtssicher.
Server in Deutschland
In einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
DSGVO-konform
Verarbeitung nach deutschem und europäischem Datenschutzrecht.
Kein Training mit deinen Daten
Kai nutzt dein Firmenwissen für dich. Wir trainieren keine Modelle damit.
KI auf Microsoft Azure
EU-gehostete Modelle, gefördert durch Microsoft for Startups.
E-Rechnung
Erstellt ZUGFeRD-konforme Rechnungen, direkt per Mail.
Rechtssichere Rechnungen
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG, automatisch.
Aufmaß nach VOB/C
Rechnet nach den Aufmaßregeln der DIN 18363.
Aus München entwickelt
Gemeinsam mit Malerbetrieben aus der Praxis.
Microsoft, Azure und Microsoft for Startups sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. KalkulAI befindet sich in der Pilotphase; Konformitäts- und Funktionsangaben beziehen sich auf den geplanten Produktumfang.
Werde einer der ersten 15 Pilotbetriebe.
Wir nehmen 15 Malerbetriebe mit ins Boot: früher Zugang, fairer Pilot-Preis, persönlich eingerichtet. Du bestimmst mit, was wir als Nächstes bauen.
Noch 8 von 15 Plätzen frei
19 €/ Monat
3 Monate Pilotphase. Den regulären Preis besprechen wir vorher mit dir, nichts läuft automatisch weiter.
- Kai schreibt Angebote und Rechnungen
- E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
- Kundenanfragen aus Mail und WhatsApp vorbereitet
- Mitarbeiter-Planung auf der Plantafel
- Persönliche Einrichtung, direkter Draht zum Gründerteam
- Keine Kreditkarte, monatlich kündbar
Unverbindlich, keine Kreditkarte, in 2 Minuten
Fragen zur Pilotphase
Wie läuft die Einrichtung, und wie viel Arbeit ist das für mich?
Wie bei einem neuen Mitarbeiter muss Kai deinen Betrieb erst kennenlernen. Dafür gibst du uns ein paar deiner bisherigen Angebote und Rechnungen, damit Kai versteht, wie du arbeitest, was du anbietest und zu welchen Preisen. Am Anfang dauert das etwas länger als reine Standard-Software, läuft aber so automatisch wie möglich, und wir richten alles gemeinsam mit dir ein. Danach arbeitet Kai genau so, wie dein Betrieb es braucht.
Was kann Kai heute schon, und was nicht?
Angebote und Rechnungen schreiben, Kundenanfragen aus Mail und WhatsApp vorbereiten, die Mitarbeiter-Planung auf der Plantafel und E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung) laufen. KalkulAI ist in der Pilotphase, manches ist noch jung. Genau da kommst du ins Spiel: dein Feedback bestimmt, was als Nächstes kommt.
Was kostet KalkulAI nach der Pilotphase?
Die Pilotphase läuft 3 Monate zu 19 €/Monat. Den regulären Preis legen wir transparent fest und besprechen ihn mit dir, bevor die Pilotphase endet. Nichts läuft automatisch weiter, du entscheidest.
Bindet mich das? Wie komme ich wieder raus?
Gar nicht gebunden. Keine Kreditkarte, monatlich kündbar. Deine Daten gehören dir und du bekommst sie jederzeit heraus.
Sind meine Betriebsdaten sicher?
Ja. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform, kein Training von KI-Modellen mit deinen Daten. Deine Angebote und Rechnungen bleiben deine. Mehr im Abschnitt Sicherheit.
Wie viel Einfluss habe ich wirklich aufs Produkt?
Viel. Du hast direkten Draht zum Gründerteam, dein Feedback wird priorisiert, und du siehst, wie deine Wünsche in die Roadmap einfließen. Genau dafür ist die Runde klein.
Passt das zu meinem Betrieb?
KalkulAI ist für Maler-, Stuckateur- und Trockenbaubetriebe gebaut, die zu viel Zeit im Büro verlieren. Wenn Angebote, Rechnungen und Kundenkommunikation deinen Feierabend fressen, bist du richtig.
Begleitet von
TUMLMUUni PassauUnternehmerTUMXPLORE
Aus München, für das deutsche Handwerk. Entwickelt mit Malerbetrieben aus der Praxis.
Lass Kai dein Büro übernehmen.
Sieh in einer kurzen Demo, wie Kai für deinen Betrieb arbeitet.